Innovation im sicherheitskritischen Umfeld mit Friedrich Conzen: Wie Francotyp-Postalia sein Kerngeschäft nutzt, um Innovationen zu finanzieren und sich gegen US-Player behauptet

Die dänische Regierung hat letztes Jahr den physischen Postversand einfach eingestellt. In Dänemark kann man jetzt die alten dänischen Briefkästen bei eBay kaufen. Wenn uns das in Deutschland und den USA passieren würde mit kurzem Vorlauf, dann müssten wir in unserer Branche also viele Geschäftsmodelle grundlegend überdenken. Das ist der Return on Innovation Podcast mit Anne Schlösser und Heike Löffler. Willkommen zu Return on Innovation. Heute zu Gast Fritz Conzen von Francotyp-Postalia, einem Unternehmen, das seit Jahrhunderten den Brief- und Versandalltag in Deutschland prägt und sich gerade neu erfindet. Vom Marktführer bei Frankiermaschinen hin zu digitalen Lösungen für Posteingang, Paket-Tracking, elektronische Signaturen und rechtssichere Kommunikation. Wir sprechen darüber, wie Innovation in einem Geschäft funktioniert, das zugleich traditionell, sicherheitskritisch und stark reguliert ist und wie daraus ganz konkreter Return entsteht. Schnellere Prozesse, weniger Reibungsverluste, mehr Transparenz und echte Entlastung im Alltag von Unternehmen und Behörden. Fritz, schön, dass du da bist. Heike Löffler: Herzlichen Dank für die Einladung. Anne Schlösser: Fritz, wenn du Francotyp-Postalia in einem Satz beschreiben müsstest, was ist heute euer Kernversprechen am Unternehmen und wie hat sich das über die letzten Jahre verändert? Friedrich Conzen: Also bei Frankiermaschinen stand immer der sichere Transfer von Geldströmen im Vordergrund. Wir rechnen jedes Jahr noch ungefähr eine Milliarde Euro an Porto weltweit über unsere Maschinen ab. Das Ganze hat sich etwas gedreht in den letzten Jahren durch die digitalen Produkte. Da steht die sichere Kommunikation und die Datenübertragung im Vordergrund. Anne Schlösser: Und ihr kommt jetzt aus dem Bereich der Frankiermaschinen. Was ist so, ja, vielleicht der wichtigste Grund, warum dieses Geschäftsmodell immer noch bis heute trägt und warum ihr trotzdem sagt, na ja, an der einen oder anderen Stelle müsste man wahrscheinlich doch noch mal was Neues machen? Friedrich Conzen: Ja, also bei Frankiermaschinen steht Vertrauen und Verlässlichkeit ganz klar im Vordergrund. Es ist nicht unbedingt ein Lifestyle-Produkt, was man unbedingt haben möchte, weil es schick ist, sondern wir unterstützen eine geschäftskritische Infrastruktur. Damit unsere Kunden möchten sich darauf verlassen, dass die Ausgangspost korrekt, effizient, rechtskonform verarbeitet wird. Und wir haben ein ziemlich tiefes Marktverständnis, eine sehr gute installierte Basis und sehr langfristige Kundenbeziehung. Und das sind die Gründe, weshalb unser Geschäftsmodell auch immer noch ganz gut funktioniert. Aber darin liegt halt auch die Herausforderung. Der klassische Briefmarkt sinkt. Die Briefvolumina sinken in fast allen Ländern. Und da schafft man es natürlich aufgrund der Marktpositionierung und auch aufgrund von Kostenanpassungen einigermaßen die Position zu halten, aber langfristig ist es wichtig, dass wir mit innovativen digitalen Lösungen kommen, um so diesen Wandel, den man im Büro und im Geschäftsalltag sieht, irgendwann kompensieren zu können, damit wir vielleicht noch ein weiteres Jahrhundert weitermachen können. Anne Schlösser: Ja, und viele Unternehmen, die kümmern sich jetzt um einzelne Tools, Digitalisierung von Einzelfunktionen. Ihr schaut da eher auf ganze Abläufe. Welche Unternehmensprozesse verbessert ihr denn mit am besten und woran merkt jetzt der Kunde, dass er, ja, Kunde von euch ist? Friedrich Conzen: Also wir haben ein tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen, Büroprozessen vor allen Dingen. Und ein Thema, auf das wir uns im Moment fokussieren, das sind Freigabe- und Signaturprozesse. Da haben wir eben eine Signatursoftware für Vertragsabschlüsse, aber auch für interne Genehmigungsläufe. Und da hat man sehr gute Chancen durch die Digitalisierung, Durchlaufzeiten drastisch zu verkürzen. Anne Schlösser: Sowas wie DocuSign? Friedrich Conzen: Genau, da haben wir die Lösung FP Sign, eine deutsche Variante, die aber grundsätzlich ähnlich funktioniert. Ich glaube, dass wir, was Compliance- und Sicherheitsprozesse angeht, da noch gewisse Vorteile haben. Wir achten sehr stark auf Risikominimierung, Revisionssicherheit, Datenschutz. Und da entsteht der Return für Kunden aus zweierlei Aspekten. Zum einen werden die Prozesse deutlich schneller, die Prozesskosten sinken, aber eben auch durch ein reduziertes Risiko. Anne Schlösser: Ja, und ich könnte mir gerade vorstellen, dass unter diesem ganzen Thema digitale Souveränität ihr da ja vielleicht auch gerade unter dem ganzen Datenschutz, der deutschen oder europäischen Datenschutzthematik, auch da vielleicht ein bisschen Zulauf habt. Kannst du das auch so beobachten oder wie siehst du das? Friedrich Conzen: Das hilft natürlich im Moment, dass sich bestimmte Unternehmen in Deutschland und in Europa allgemein Gedanken darüber machen, wo ihre Daten gehalten werden. Viele von den Hyperscalern, die haben zwar europäische Server, das heißt aber noch lange nicht, dass nicht-europäische Unternehmen nicht auch auf die Daten zugreifen könnten, wenn sie es wollten. Und insofern muss sich dann jedes Unternehmen überlegen, anhand ihres eigenen Schutzbedürfnisses, wo sie ihre Daten und ihre Dokumente auf

bewahren. Einige Unternehmen haben auch extrem hohe regulatorische Hürden, wo es gar nicht anders geht. Und insofern wird es dann schnell von einem Nice-to-have zu einem Must-have, dass man sicherstellen kann, wo die Daten sich befinden. Und hier bieten wir eine besondere Lösung, dass wir nicht nur eigene Server mit eigener Infrastruktur in Deutschland bieten, sondern es gibt sogar die Möglichkeit, dass die Daten bei den Kunden gehalten werden und eigentlich nur für den Bruchteil einer Sekunde, wenn gerade das Zertifikat aufgebracht wird, in unsere Umgebung gelangen. Also, da gibt es verschiedene Möglichkeiten und ich glaube, da sind wir für die Anforderungen des deutschen Marktes, aber auch des europäischen Marktes sehr gut aufgestellt.

Anne SchlösserUnd wenn du jetzt so den Übergang beschreiben würdest, wie nutzt ihr euer profitables Kerngeschäft, um Innovationen im Digitalbereich, so wie du es gerade beschrieben hast, zu finanzieren, ja, ohne dabei das, was ihr habt, zu vernachlässigen? Wie haltet ihr da die Balance?

Friedrich ConzenAlso, zunächst mal ist wichtig zu sehen, dass unser Kerngeschäft, das ist keine Altlast. Wir verdienen da immer noch sehr gutes Geld und müssen natürlich ein paar Anpassungen vornehmen in unserer Kostenstruktur, aber wir entwickeln immer noch neue Produkte, also sei es im ganz klassischen Bereich bei den Frankiermaschinen, wo die Modelle vielleicht etwas kleiner werden, weil einfach die Briefvolumina sinken, aber es gibt auch Zusatzfunktionalitäten, dass man entweder Stand-alone oder mit einer Frankiermaschine zusammen z. B. Paketlabels drucken kann, weil der Paketmarkt ist einer, der immer noch relativ stark wächst. Und das Geld, was wir dort einnehmen, das investieren wir in den digitalen Bereich, aber eben nicht nur das Geld, sondern auch das Know-how, teilweise der Kundenzugriff. Wir haben viele Bestandskunden und nutzen das natürlich für Lead-Generierung, um mit denen über Digitalisierung der Prozesse in den jeweiligen Unternehmen zu sprechen.

Anne SchlösserUnd darüber hinaus bietet ihr auch weitere Services an, Outsourcing z. B. und Druck und Kuvertierung, portooptimierten Versand, sogar sogenannte hybride Zustellung. Was hat der Kunde davon? Welche Kennzahlen verbessern sich für Kunden typischerweise, wenn sie von euren Maschinen profitieren?

Friedrich ConzenZunächst einmal haben wir natürlich ganz andere Möglichkeiten, wie wir Daten verarbeiten. Wir haben zertifizierte Prozesse, so dass, wenn Dokumente bei uns gedruckt werden sollen und versendet werden sollen, dann können wir das nachvollziehen, ob das tatsächlich so geschehen ist und ob die Dokumente auch rausgegangen sind. Wir drucken z. B. auch die beliebten gelben Umschläge, die man teilweise von der Autobahn so bekommt, wo dann die Behörden doch ganz gerne wissen, ob das Dokument auch tatsächlich unser Haus verlassen hat. Insofern sind wir, was die Prozesskosten angeht und die Prozessstabilität, enorm gut. Es bietet aber auch den Vorteil, dass man noch Kosten darüber spart. Wir konsolidieren die Briefmengen, also dass, wenn mehrere Unternehmen bei uns ihre Dokumente einliefern und über uns versenden, dann schauen wir, dass wir portooptimiert das Ganze an die Post oder an andere Versender übergeben und diese Portoersparnis kommt natürlich auch dem Kunden zugute.

Anne SchlösserJa. Und ihr digitalisiert Eingangspost und seid zertifiziert. Wo liegt der konkrete Return, wenn ihr jetzt Papier in strukturierte digitale Workflows übertragst?

Friedrich ConzenJa, wir sind zertifiziert nach diesem sogenannten TR-RESISCAN. Das ist das rechtssichere Scannen. Das bedeutet, dass man Dokumente auch nach dem Scannen vernichten kann. Das heißt, diese klassischen Archivkosten, die viele Unternehmen immer noch zurückstellen müssen in ihren Bilanzen, das ist nicht mehr notwendig. Also, man spart sich ein bisschen Platz. Man hat aber auch enorme Vorteile nachher bei den Abläufen. Also, wenn man dann irgendwie ein Dokument sucht, dann ist es deutlich angenehmer, häufig durch Dateien zu flügen, als irgendwelche Ordner durchzublättern.